Di berbagai perusahaan di Indonesia, data entry menjadi salah satu profesi yang cukup populer. Profesi ini memiliki pekerjaan yang berhubungan dengan data, seperti menambah, mengedit, dan memverifikasinya menggunakan media elektronik. Seiring dengan perkembangan zaman, profesi ini semakin diminati karena bisa dilakukan dimana aja, sehingga tidak heran jika peluang untuk menjadi virtual assistant data entry sangat besar. Lebih lanjut, yuk simak tanggung jawabnya dan skill apa yang harus dikuasai jika ingin melamar posisi tersebut.
Apa Itu Profesi Data Entry ?
Seperti yang sudah disinggung di awal bahwa profesi ini sesuai dengan namanya, pekerjaan yang berhubungan dengan data seperti menambahkan data, mengeditnya, serta memverifikasi. Jenis pekerjaannya melibatkan penggunaan berbagai proses seperti mengetik lalu memasukkan data ke dalam komputer.
Industri seperti ritel sangat membutuhkan profesi tersebut. Bahkan sebagian besar perusahaan sebenarnya membutuhkannya, karena tugas dasar dari profesi ini sangat penting dalam menjalankan fungsi kantor sehari-hari. Dan perlu diketahui bahwa sebuah data tidak bisa asal dimasukkan begitu saja ke dalam database.
Karena kesalahan input pada kolom yang tidak sesuai bisa berakibat fatal. Apalagi tidak setiap data punya sifat yang sama, ada pula data yang sifatnya rahasia sehingga perlu ditangani dengan hati-hati. Itulah kenapa seorang data entry harus punya skill tersendiri agar dapat menjalankan tugasnya.
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Mengumpulkan dan Memasukkan Data
Orang yang mengisi profesi ini punya tugas dalam mengumpulkan informasi kemudian memasukkan data yang diperoleh ke database. Informasinya sendiri dapat diperoleh dari berbagai sumber, misalnya informasi pribadi pelanggan yang dikumpulkan dengan cara survei menggunakan formulir atau spreadsheet.
2. Memastikan Akurasi Data
Tidak hanya sekedar memasukkan informasi yang diperoleh ke dalam database, kamu juga harus memastikan perihal akurasi datanya. Semua data tersebut harus ditinjau terlebih dahulu sebelum dilaporkan kepada manajemen. Cek apakah info yang diketik sudah tepat dan benar sesuai dengan sumber.
3. Memperbarui Database
Jika diperlukan, seorang data entry juga harus memperbarui database perusahaan. Tidak lupa, informasi di-backup secara rutin. Karena tidak ada jaminan 100% bahwa data tersebut akan selalu aman meskipun sudah tersimpan dalam sistem. Bisa saja terjadi hal tidak terduga yang berisiko membuat data hilang sehingga kamu perlu mem-backup data, baik pada external hard disk atau cloud system.
Skill yang Harus Dikuasai
1. Mengetik dengan Cepat
Informasi yang perlu kamu masukkan ke database tidak hanya satu atau dia, tapi bisa puluhan hingga ratusan. Oleh karena itu, dibutuhkan skill mengetik dengan cepat agar pekerjaan bisa ditangani dengan baik. Dan ini juga bukan asal cepat, tapi juga harus tepat dan tanpa kesalahan. Dimana setidaknya kamu harus bisa mengetik sebanyak 30-40 kata dalam satu menit dan bisa mengetik dengan 10 jari.
2. Memahami Bahasa dengan Baik
Selain mampu mengetik dengan cepat, kamu juga harus memahami bahasa dengan baik. Karena seperti yang telah dijelaskan bahwa suatu data tidak bisa sembarangan diinput ke dalam database. Kesalahan sedikit saja bisa beresiko fatal terhadap perusahaan.
Sehingga kamu perlu memahami bahasa dengan baik untuk memastikan bahwa setiap informasi yang dimasukkan memang sudah benar. Dimana kemampuan bahasa yang baik ini akan memudahkan kamu dalam membaca, memeriksa, validasi, dan menginput data sesuai dengan klasifikasi serta jenisnya.
3. Pengetahuan Perangkat Lunak
Kamu harus memiliki pengetahuan terkait beberapa perangkat lunak apabila ingin menjadi seorang data entry yang andal. Tools yang dapat digunakan oleh profesi ini pun beragam, seperti perangkat lunak dasar Microsoft Word, Spreadsheet, dan Microsoft Excel.
Bukan hanya itu saja, tools seperti Notion juga sangat dibutuhkan. Aplikasi ini semakin populer untuk membantu meningkatkan produktivitas, karena dapat digunakan dalam membuat catatan dan masih banyak lagi. Template yang disediakan pun beragam, memungkinkan kamu membuat to-do list sehingga semua data dapat diinput sesuai deadline.
4. Perhatian dengan Setiap Detail
Kemampuan lainnya yang harus dimiliki yaitu perhatian dengan setiap detail. Karena meskipun tampak seperti kegiatan yang repetitif, namun input data tidak boleh dilakukan dalam mode auto pilot. Kamu harus tetap fokus dan memperhatikan setiap detail informasi yang dimasukkan supaya semua data di database benar-benar akurat.
5. Keterampilan Organisasi serta Manajemen Waktu
Berikutnya, kamu harus menguasai keterampilan organisasi dan manajemen waktu. Pasalnya pekerjaan ini biasanya menuntut kecepatan dalam bekerja. Jadi kamu akan membutuhkan manajemen waktu yang baik agar dapat menyelesaikan pekerjaan dalam waktu singkat.
Pelajari juga : Pekerjaan jadi makin mudah dengan notion template
Kamu pun dapat lebih mudah dalam merencanakan, memprioritaskan, dan mencapai tujuan kerja harian dengan memiliki keterampilan organisasi yang baik. Cara kamu melakukan tugas mengetik cepat, menyortir data, hingga mengarsipkan file dapat menunjukkan bahkan kamu mempunyai kemampuan tersebut.
Tertarik menjadi seorang data entry ? Profesi ini sangat dibutuhkan di berbagai industri, bahkan kamu juga membutuhkannya saat menjalankan usaha sendiri. Tentunya ada skill yang harus dikuasai agar dapat mengisi posisi tersebut, seperti telah disebutkan di atas. Termasuk pula menguasai berbagai tools layaknya MS Word, MS Excel, Spreadsheet, Notion, dan masih banyak lagi.
Comments